Adım Adım Restoran Otomasyon Sistemleri Süreci

Restoran otomasyon sistemleri hammaddenin satın alınmasından, müşteriye sunacağınız yiyecek ve içeceklerin servis edilmesine kadar ki tüm süreçleri kontrol edebileceğiniz yazılım ve donanımlardır. Rekabet ortamının giderek kızışması işletmeleri manuel sitemden otomasyon sistemlerine geçmeye zorlamaktadır.

Servis kalitesinin arttırılmasından,  maliyetlerin azaltılmasına kadar birçok fayda sağlar. Ancak bu sistemleri uygulamaya koymadan önce gerekli hazırlıkların yapılmaması, işletmenizi geri dönüşü olmayan olumsuz sonuçlara sebep verecek bir felakete de sürükleyebilir.

Hazırlık Süreci

Bu bölüm belki de restoran otomasyon sistemine geçecek olan işletmeler için en önemli aşama. Çünkü bu tip otomasyon sistemlerine geçmeden önce hazırlık sürecinin atlanması, geçiş sürecini zora sokacağı gibi, sistemin işletmenize zarar vermesine de sebebiyet verebilmektedir.

Bu aşamada yapılması gerekenleri genel hatları ile listelersek:

1. İhtiyaçlarınızı Belirleyin

Restaurantınızda ne gibi ihtiyaçlarınız var listesini hazırlayın.

Örnek bir liste oluşturalım:

• Rezervasyon sistemimi otomasyona geçirmek istiyorum.
• Siparişlerimi otomasyon sistemine geçirmek istiyorum.
• Gelir-Gider raporlarına ihtiyacım var.
• Hammadde ihtiyacımı bilmek takip etmek istiyorum.

İhtiyaçlarımızı belirlemek önemli çünkü satın alacağımız programları araştırırken bu ihtiyaçlarımızı karşılayıp karşılamadığını kontrol edeceğiz.

2. Oluşturmak İstediğiniz Sistemi Manuel Olarak Çalıştırın

Otomasyon sistemleri işletmeniz için sihirli değnekler değildir. Yani, satın aldım tüm işlemlerim otomatik olsun diyemiyoruz maalesef.

Sistemimizi manuel olarak çalıştırırken otomasyon sistemi içinde gerekli olacak olan tüm süreçlerin ayrıntılı olarak tanımlanması gerekmektedir. Bu aşamada ürün kartlarının hazırlanması, miktar ve fiyatların belirlenmesi önemlidir.

Sistemimizi manuel olarak neden çalıştırıyoruz. Neden tüm adımlarımızı ayrıntılı olarak tarif etmek zorundayız. Çok çok basit ve konuya hakim olmayanlar içinde küçük bir örnek verelim.

Örneğin, müşterimizden siparişimizi aldık, servisimizi yaptık ve müşteri hesabını ödemek için kasaya geldi. Adisyonda; Adana kebap ve ayran var.

Normalde otomasyon sistemine geçmemiş insan kontrolünde olan bir restaurantta hesabı alan kişi, ürünlerin fiyatlarını o an kontrol ederek hesaplama yapar. Adana Kebap 12 TL Ayran 3TL hesabımız 15 TL olarak fişimizi kestik müşterimizi uğurladık.

Restoran otomasyon sistemine geçiş yapmış bir işletmede işlem nasıl oluyor birde ona bakalım. Müşteri masası 4 hesap 13 TL dedik ve müşterimizi uğurladık. Peki, aradaki 2 TL lik fark neden kaynaklanıyor?

Buradaki problemin kaynağı Adana Kebabın Otomasyon sistemine 10 TL olarak tanımlanmasından kaynaklanmaktadır. Bu hatanın tekrar tekrar tekrarlandığını düşünün. Kasanız her hesap aldığında sizi zarara sokuyor.

Verdiğimiz basit örnek sadece sisteminizi manuel olarak doğru çalıştırmadan otomasyona geçmeniz durumunda karşılaşabileceğiniz sıkıntıyı açıklamak içindi. Bundan çok daha fazla problem yaratması muhtemel senaryolarla karşılaşmamak için sisteminizi manuel olarak test etmeniz gerekmektedir.

Otomasyon Sistemine Geçiş

Geçiş süresince profesyonel destek almanız önemlidir. Bu sebeple satın alacağınız sistemi sağlayan firmanın sürekli destek sağlayıp sağlamadığına dikkat edilmelidir.

Sistemde yaşanan sıkıntıların hızlı bir şekilde çözülmesi geçiş sürecini hızlandıracaktır. Yine bu süreçte yazılımı kullanacak olan personellere gerekli eğitimler verilmelidir.

Restoran Otomasyon Sistemlerinin Avantajları

• Verimlilik Artar.
• İşletme gelişiminizi takip etmeniz için gerekli istatistiki bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabilmenizi sağlar.
• İnsan kaynaklı hataları ortadan kaldırır.
• İşlem sürelerini azaltır.
• Kaliteyi arttırır.
• Karlılığı arttırır.
• İş gücünde tasarruf sağlar.
• Müşteri memnuniyetini arttır.

Dezavantajları

• Sisteme geçiş ve oryantasyon sürecinde maliyet oluşturur.
• Hatalı veri girişleri sonucu zarara sebebiyet verebilir.

Restaurant Otomasyon Sistemlerinin Geleceği

Mevcut durumdaki sistemler genellikle sipariş alımının mutfağa iletilmesi, stok kontrolü, rezervasyon sistemlerinin otomasyonu gibi işlemler için kullanılmaktadır. Restaurant Hospitality’de yer alan bir habere göre 2015 yılı sonu itibarı ile drone ile yemek servislerinin Birleşik Krallık’ ta başladığına dair çıkan haber otomasyon sistemlerinin önünde daha uzun bir yol olduğunu gösterir niteliktedir1.

Yiyecek ve içecek sektöründe faaliyet gösteren restaurant, cafe, bistro gibi işletmelerin gelişen teknolojiye uyum sağlamaları, rekabete ayak uydurabilmeleri açısından önemlidir.

Restaurant otomasyon sistemleri hakkında sizde

• Kendi işletmenizde yaşadığınız tecrübelerinizi
• Problemleriniz
• Sağladığınız faydaları

Yorum bölümünde bizimle paylaşabilir, fikrinizi belirtebilirsiniz.

Vinclo ile Keşfet

Kaynaklar

1. Editors, R. ( 2014, 11 2). Dinner by drone supplies a wow factor. 09 02, 2016 tarihinde Restaurant Hospitality: http://restaurant-hospitality.com/technology/dinner-drone-supplies-wow-factor